Добрый день, уважаемые читатели! 

Рано или поздно, владелец компании начинает понимать, что слишком погружен в финансовые вопросы. Должен ли он одобрять все доходы, все расходы, следить за перераспределением средств? Очевидно, что это не его функция. Но довериться он никому не может.  Поэтому, сегодня  наша рассылка посвящена  роли владельца в управлении финансами.  Предлагаю вашему вниманию статью: Финансовое планирование.

И приглашаю Вас на вебинар 24 апреля (четверг) с 14:30 до 15:30  «Как владельцу бизнеса взять полностью финансы компании под контроль».  Регистрация на вебинар здесь >>

А 26 мая мы стартуем новую группу «Школа Владельцев Бизнеса»,  в которой мы не просто обучаем финансовому планированию, а под руководством консультанта ставим полностью  финансы компании под учет.  Информация и регистрация здесь >>

C уважением, Зульфия Салихова

Управляющий партнёр «Visotsky Consulting»  Москва.

+7 (495) 7885952

 

Статья: ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.

 В бизнесе часто бывает так, что руководитель компании сам принимает решения в отношении финансов, лично одобряет счета на оплату. Это приводит к тому, что члены команды фактически отрезаны от возможности управлять деньгами. А ведь деньги - это возможность получить необходимые для выполнения работы ресурсы. Если мы не даем члену команды возможность тратить деньги на какие-то приобретения, которые ему необходимы для работы, он не может нести ответственность за результат. Это как поручить жене заботиться о домашнем хозяйстве и не обеспечить ее деньгами для этого. В этом нет никакого смысла, потому что в это случае на мужа лягут все заботы о приобретении всего необходимого, по сути, он поручил жене

заботиться о доме, но теперь должен сам решать вопросы приобретения всевозможных мелочей.

Но в тоже время, деньги - это очень "горячая" область, в которой людям свойственно совершать ошибки. Поэтому обычно руководители компаний держат деньги под личным контролем, справедливо опасаясь, что их будут использовать нерационально. Очевидно, что в обращении с деньгами нужна система, которая с одной стороны даст возможность каждому члену команды распоряжаться деньгами в его области ответственности, а с другой обеспечит разумный контроль над деньгами.

Прежде чем говорить непосредственно о системе распределении денег стоит рассмотреть еще один важный момент. Обычно руководители компаний стремятся  воспитать у всех своих подчиненных ответственность за результаты деятельности. Если в компании есть руководитель подразделения рекламы, ожидается, что он возьмет ответственность за эффективность рекламы и обеспечит компанию достаточным количеством клиентов, а руководитель производственного подразделения обеспечит выполнение заказов.  Чтобы любой руководитель или рядовой сотрудник мог действительно хорошо управлять своей областью, ему необходимо иметь возможность распоряжаться ресурсами и привлекать необходимые ресурсы. У него должна быть возможность осуществлять необходимые ему приобретения, делать расходы, то есть в определенной степени управлять деньгами. Если сотрудник отрезан от возможности влиять на расходы компании во вверенной ему области, он по сути отрезан от возможности получать результаты. Согласитесь, странно ожидать от специалиста по обслуживанию компьютеров бесперебойную работу техники если у него нет возможности заказать необходимые ему запчасти и материалы. Если руководитель отдела рекламы не может оперативно получить оплаты необходимых счетов на услуги, рекламные кампании будут стопориться. 

Если мы посмотрим на распространенную практику обращения с деньгами, то мы обнаружим, что:

• сотрудники не имеют возможности оперативно распоряжаться деньгами, поэтому зачастую не получают вовремя то, что им необходимо для работы и это снижает результаты;
• они не знают точно, на какие суммы они  могут рассчитывать, так как понятия не имеют об уровне доходов и расходов компании;
• когда они проявляют инициативу чтобы  сделать какие-то приобретения, ощущают себя «просителями», а это создает психологическую проблему, так как способные люди не любят быть просителями.

 Это приводит к тому, что говорить об ответственности сотрудников за результаты деятельности бессмысленно, высший руководитель в одиночку несет ответственность за все результаты, а остальные члены команды остаются зрителями.  Формирование ответственности можно наглядно представить в виде треугольника знание-ответственность-контроль   (ЗОК) или как его еще называют «треугольника компетентности». 

Создание компетентности начинается с вершины «знание». Чтобы человек мог быть компетентным в отношении своей работы ему нужны знания, сведения, информация. Компетентный продавец знает товар, знает основные приемы продажи, знает как работать с документами, он также знает каковы результаты продажи – заплатил ли в конце концов клиент или нет.  

Вторая вершина треугольника – ответственность. Ответственность в основе своей - решение человека о том, будет ли он влиять на что-то или он будет следствием влияния. Например продавец провалил сделку, клиент отказался покупать, наступает «момент истины» - парень либо примет в этом случае решение о том, что он является причиной провала, либо постарается спихнуть эту «причинность» на кого-то еще, например на то, что с клиентом что-то «не так». В первом случае он примет ответственность, во втором откажется от нее. Удивительно, но именно такое простое решение значительно повлияет на его компетентность и способность получать результаты в этой области. В первом случае он скорее всего сделает анализ своих действий, найдет в чем он ошибся, а во втором - всю жизнь его будут преследовать «не такие» клиенты, все зависит только лишь от решения.    Третья вершина- «контроль», это слово в русском языке обычно понимают только в значении «надзор».

Но в менеджменте контроль – это способность управлять объектом, оказывать на него влияние и конечно изменять его состояние. Продавец может оказывать влияние на клиентов, общаться с ними. Если у него не будет такой возможности, знания ему будут просто не нужны и не смотря на ответственность, результатов не будет.

Все три вершины взаимосвязаны, невозможно поднять одну вершину, не «увеличивая» остальные. Чтобы компетентность продавца росла, он должен постепенно поднимать знания, это даст ему возможность увидеть то, на что еще он может влиять в процессе продажи и затем он сможет поднять уровень контроля. Если рухнет одна из вершин – уменьшатся и все остальные. Вы наверное наблюдали, что происходит с продавцом после того, как какой-то злобный клиент с пеной у рта доказывает продавцу, что тот – обманщик или что-то подобное. Когда продавец теряет уверенность в своих силах, а эта уверенность, по сути и есть ответственность, он перестает контролировать процессы продажи и даже отказывается от знаний, просто утверждая, что «все это не работает». Давайте вернемся к финансам и посмотрим, что происходит в области распоряжения денег. 

Поразительным является тот факт, что сотрудники имеют какое-то представление о доходах компании. Даже если они не знают точных цифр, они обязательно прикидывают или преувеличивают. При этом они не имеют никакого представления о расходах всей компании, о том, куда уходят все эти, заработанные ими миллионы. Представьте себе ребенка, который плачет и просит у родителей очень важную для него игрушку. Родители ему отказывают, он расстраивается, его руки опускаются, он ничего не хочет больше делать, потому что считает решение родителей несправедливым: ведь у них так много денег, а на игрушку пожалели. Почему дети думают только о себе? Просто они не владеют информацией о том, какие в семье существуют расходы. Также и сотрудники не зная точно о всех расходах компании, могут о них только догадываться. И на этот раз в сторону уменьшения. Самое главное, что в их представлении  о том, сколько компании нужно для счастья, и определяет их уровень производства. Часто вы встречаетесь с этой точкой зрения, когда ставите квоты на продажи. Если продавцы вопят о том, что это завышенная квота, они считают, что компании достаточно денег значительно меньше. Что это уже слишком и так много зарабатывать на чужой карман они не собираются. ] Идеальное положение дел, когда каждый член команды обладает ответственностью за общий доход и прибыль. С точки зрения вершины «знание» для этого необходимо, чтобы этот человек знал положение дел в финансах, он должен обладать точными сведениями о том, каков доход компании и каковы расходы, а также должен знать правила, в соответствии с которыми он может получить одобрение расходов своего подразделения. А чтобы была «ответственность», он должен иметь собственную уверенность в том, что он может влиять на распределение денег. Для того, чтобы у него был «контроль» он должен физически участвовать в распределении денег.  Только если есть все эти три составляющие, есть компетентность, ответственное и бережное отношение  к деньгам.

Представьте себе, что вы хотите научить своего ребенка разумно обращаться с деньгами – вам придется дать ему сначала знания о том, что такое деньги. Затем у него должна появиться уверенность в том, что он может распоряжаться какой-то суммой, умные родители для этого обычно создают ребенку какую-то игру, в которой он получает деньги, когда сделал что-то полезное для семьи. Так формируется ответственность – у него постепенно появляется уверенность в том, что он может позитивно влиять на собственные деньги. Но также необходимо дать ему возможность тратить эти деньги – «контроль», при этом вначале он будет совершать ошибки, но контролируя эти деньги, он сможет стать постепенно компетентным в этом предмете. Если у ребенка не было знаний в отношении денег, не было возможности влиять на их получение и на затраты, если он физически не тратил деньги, он не станет компетентным в отношении денег. Если вы видите избалованного подростка, который бездумно растрачивает деньги – вы видите человека, у которого недостает одной из этих трех составляющих. Его треугольник ЗОК в отношении денег слишком мал.

 

Отрывок из новой книги Александра Высоцкого «Малый Бизнес. Большая Игра».   Для заказа книги, вы можете писать на  ed.mow@visotsky.org